herpublicatie van artikel Greg Lewis, Distinguished Toastmaster, TM magazine december 2023, The Invaluable Evaluator)
Eindelijk, je hebt je toespraak gegeven waar je zo hard aan hebt gewerkt. Nu komt het moment van de waarheid: je evaluatie. Voor veel Toastmasters kan de evaluatie net zo spannend zijn als het geven van de toespraak. Maar dat hoeft niet. Een goed voorbereide en gedeelde evaluatie kan meer bijdragen aan het bereiken van communicatiedoelen dan enig ander onderdeel van het Toastmasters-programma. Maar wie veel invloed heeft, heeft ook veel verantwoordelijkheid.
Zo moet het dus niet – en zo dus wel
In het Toastmasters magazine stond vorig jaar een citaat van het Amerikaanse lid Ryan McKeen. Hij herinnerde zich een verwoestende evaluatie van zijn eerste toespraak bij Toastmasters. “Ik was pas een paar maanden lid en mijn ergste angsten werden waarheid met de zeer negatieve evaluatie die ik kreeg,” zegt hij. Gelukkig overtuigden een mentor en een ander gerespecteerd lid hem om te blijven. Ze wezen op de positieve aspecten van zijn toespraak.
Hoe moet het dan wel? Gewoon, volgens de richtlijn van Toastmasters: nuttig, constructief. Oprichter Ralph C. Smedley vond dat fouten vinden zonder suggesties voor verbetering “tijdverspilling” was. Tip 1: Geef constructieve opmerkingen die de spreker helpen en aanmoedigen in plaats van kale ‘kritiek zonder meer’.
Planning en structuur
Bereid een grondige, effectieve evaluatie voor zoals je een succesvolle toespraak voorbereidt (tip 2). Dus:
Bespreek van tevoren de doelen van de spreker en begrijp wat ze het publiek willen laten denken, voelen of doen.
Geef feedback die constructief en, vooral, passend is voor het ervaringsniveau van de spreker.
Gebruik het Pathways evaluatieformulier voor concrete criteria.
Iedereen kan het
Voor een nieuw Toastmasterslid kan het evalueren van een ander lid ontmoedigend lijken. Maar de observaties van een nieuwe evaluator zijn net zo geldig als die van ervaren leden. Iedereen kan nuttige feedback geven. Evaluatoren groeien ook. Door je in te zetten voor de voorbereiding van evaluaties, kun je diverse en vaak onverwachte groeimogelijkheden ervaren. Probeer het ook eens (tip 3) in het Engels bij een Engelstalige/tweetalige club, bijvoorbeeld. De Japanse Junko Yamaji, lid van Tokyo Bilingual, ontdekte dat het evalueren in het Engels haar hielp diplomatieker woorden te kiezen en haar vocabulaire te vergroten.
Evalueren buiten clubverband
De evaluatievaardigheden die we leren bij Toastmasters zijn ook buiten de club van toepassing, vooral (tip 4) op de werkvloer bij het beoordelen van werknemersprestaties. “Wat een prestatiebeoordeling vereist, is dat iemand oordeelt over een ander. Onbewust voelt dat (vaak) ongemakkelijk,” zegt Dick Grote, auteur van “How to Be Good at Performance Appraisals.” Maar als het goed wordt aangepakt, zijn prestatiebeoordelingen plezieriger en nuttiger voor zowel de beoordelaar als de werknemer.
Evaluaties zijn een voortdurende ontwikkelmogelijkheid voor ons allemaal. Door collega-leden te helpen hun doelen te bereiken, dragen we bij aan de kracht en levensvatbaarheid van de club. Je groeit zowel als spreker, als luisteraar en als deelnemer-in-opleiding.
Advies voor leden: Voor meer over evaluaties en andere vergaderrollen, raadpleeg de internationale Toastmaster website over de ‘Club Meeting Roles’.